Kỹ năng giao tiếp với lãnh đạo

Tác giả: Bác sĩ Phạm Ngọc Thanh

0
7

Giao tiếp hiệu quả với cấp trên có thể gia tăng sự tự tin và sự hài lòng trong công việc. Đó là cách bạn trau dồi kỹ năng giao tiếp và cơ hội  thăng tiến trong nghề nghiệp.

Phương pháp 1

Xây dựng đường giao tiếp rõ ràng

This image has an empty alt attribute; its file name is 1-300x225.jpg

Bố trí buổi gặp gỡ ban đầu. Dùng cơ hội này để hỏi về công việc của bạn trong cơ quan, cách lượng giá năng lực của bạn và xem liệu cấp trên có muốn giao cho bạn trách nhiệm mới với thời gian phù hợp.

Đồng ý với trách nhiệm được giao và xây dựng những kỳ vọng và mục tiêu chung. Đặt câu hỏi mở như : “Anh/chị  thấy trách nhiệm trong công việc của tôicó thay đổi như thế nào với thời gian không?” hoặc ”Vai trò của tôi có phù hợp với cấu trúc của cơ quan không?”

Quyết định cách giao tiếp tốt nhất . Bên cạnh thời gian gặp gỡ, bạn hãy hỏi sếp thích tiếp xúc qua email, điện thoại, hoặc trao đổi trực tiếp thậm chí cách giao tiếp trong trường hợp khẩn cấp. Luôn thích ứng với kiểu giao tiếp của sếp.

Hỏi sếp bao lâu cần cập nhật hóa việc làm của bạn. Có giám sát viên muốn cập nhật mỗi ngày, có người muốn cập nhật hàng tuần hay 2 tuần một lần. Bạn hãy theo sự hướng dẫn của lãnh đạo và cập nhật theo ý muốn của họ.

Xin họ phản hồi. Có thể thực hiện trong buổi họp hàng tháng. Mặc dù bận nhiều việc, sếp vẫn muốn có ít phút để nói về sự tiến triển trong công việc của bạn.

Phương pháp 2

Giao tiếp có chiến lược

Giao tiếp với sếp đều đặn. Bạn hãy tiên phong và đừng chờ khi có vấn đề rồi mới nói với sếp, vì điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực trên sự tương tác giữa hai người. Thay vào đó, xin sếp cập nhật sự tiến triển công việc của bạn. Điều này phản ảnh bạn là một nhân viên chủ động và có tâm với công việc được giao.

Cho sếp thấy giá trị của bạn. Nói với sếp những kết quả tích cực của bạn và cách bạn đạt được những kết quả ấy. Đó là cách nhanh nhất để tạo ấn tượng với sếp, góp một phần không nhỏ vào cơ hội thăng tiến trong tương lai.

Chuẩn bị tương tác với sếp. Giao tiếp cần có mục tiêu đặc hiệu . Sếp bận nhiều việc nên muốn nhân viên biết rõ điều họ yêu cầu 

  • Nếu bạn có vấn đề bạn không chắc cách giải quyết, bạn nên nêu ra những điểm then chốt để trình bày  tuần tự với sếp.
  • Bạn cần dợt lại chủ đề vài ngày trước khi gặp sếp.
  • Nên gặp sếp trong thời gian ngắn, tập trung vào chủ đề và tránh nói dông dài. Nếu bạn dự trù cần nói quá 5 phút, thì nên hẹn thời gian trước với sếp.

Phương pháp 3

Tương tác càng nhiều càng tốt  

Bạn hãy lắng nghe tích cực . Bạn hoàn toàn tập trung vào điều sếp đang nói. Bạn lắng nghe một cách chăm chú và giữ thinh lặng khi sếp đang nói, ngoại trừ bạn cần đặt một câu hỏi rõ ràng, có tính cách xây dựng.

Tránh trả lời ngay. Bạn hãy tập vừa lắng nghe vừa suy tư, thỉnh thoảng diễn giải  câu sếp đã nói, để giảm sự hiểu lầm và  cho thấy bạn tham gia vào cuộc đối thoại.

Đặt câu hỏi mở. Câu hỏi bắt đầu với 5W’s (who-ai, what-cái gì, where-ở đâu, when-lúc nào, why-tại sao) hoặc với “how– thế nào” có thể dẫn đến những câu trả lời sâu sắc. Những câu hỏi bắt đầu với “should-phải,”có thể dẫn đến những câu trả lời hạn chế.

Bạn hãy nhớ là mục tiêu đặt câu hỏi là cách cho thấy bạn chú ý và đang suy nghĩ về thông tin được chuyển cho bạn.


Xin giúp đỡ hoặc tư vấn . Khi làm thế, bạn đánh giá cao sự góp ý của sếp và cho thấy bạn cùng hợp tác để tìm ra giải pháp cho vấn đề nào đó.

Bạn cũng không nên phàn nàn khi nêu một vấn đề cần giải quyết. Bạn cho sếp thấy bạn hoàn toàn có thể làm gì đó để có giải pháp cho vấn đề. Như thế bạn cho sếp thấy tư duy nghiêm túc và kỹ năng phân tích của bạn trong nỗ lực tìm ra giải pháp.

Xây dựng mối quan hệ . Bạn có thể hỏi thăm về kỳ nghỉ cuối tuần của sếp hoặc cùng sếp đi ăn trưa và hỏi thăm về các sở thích giải trí ngoài công việc. Xây dựng mối quan hệ là phần then chốt trong các mối giao tiếp giữa người và người.

Đồng thời, nên hạn chế lượng thông tin cá nhân của bạn. Tỏ vẻ thân thiện, nhưng bạn nên nhớ sếp không phải là bạn của mình . Vì thế, đừng mô tả dông dài kỳ nghỉ cuối tuần của bạn cho sếp nghe.

Tôn trọng . Sếp của bạn ở chức vụ lãnh đạo vì có sự tinh thông, được huấn luyện và có trải nghiệm. Bạn nên tỏ vẻ tôn trọng trong giọng nói lịch sự, chăm chú lắng nghe, ghi nhận quan điểm của sếp, và bạn nhớ vai trò của bạn trước khi tương tác với sếp để đừng vượt quá giới hạn.

  • Bạn vẫn có thể bất đồng ý kiến với sếp một cách xây dựng. Bất đồng ý kiến một cách tôn trọng sẽ làm bạn có thái độ tập trung và điềm tĩnh thay vì đối đầu hay hối tiếc. Đừng làm cho sếp bối rối, và hãy chọn thời điểm thích hợp – chẳng hạn, xin gặp khi sếp không bận.
  • Bạn cố gắng kiên nhẫn và thận trọng với chức vụ của sếp. Sếp có nhiều stress do áp lực của chức vụ, điều có thể khiến tính khí chuyển biến tiêu cực tạm thời. Bạn cố gắng đừng nên cho là sếp không có cảm tình với bạn. Nếu sếp có tính khí không vui khi họp với bạn, thì bạn nên hỏi sếp có muốn dời cuộc họp sang ngày khác không. 
  • Bạn hãy là người chuyên nghiệp. Tinh thần chuyên nghiệp là điều bất cứ người sếp nào cũng mong muốn thấy ở nhân viên. Tinh thần này được thể hiện qua nhiều cách:Bạn hãy tránh nói chuyện tầm phào ở nơi làm việc, đi làm đúng giờ, ăn mặc nghiêm túc, và tập trung vào công việc để hoàn thành đúng thời hạn.

Tài liệu tham khảo  

  1. https://www.ucollege.edu/files/users/cc/Communicate%20With%20Boss.pdf
  2. https://www.wikihow.com/Communicate-with-Your-Boss
  3. http://www.eannc.com/employees/tips-for-communicating-effectively-with-your-boss/
  4. https://www.themuse.com/advice/influencing-upward-the-skill-you-need-to-get-ahead