Mỗi một đơn vị sẽ có những quy định thực hiện tiến trình gây quỹ và sử dụng nguồn quỹ sau khi có được từ hoạt động. những bước cơ bản sau đây nhằm thực hiện hoạt động gây quỹ tại các cơ sở xã hội, bệnh viện. Tùy theo tình hình thực tế mà các bước gây quỹ dưới đây nên được áp dụng một cách linh hoạt.
1. Tiến trình gây quỹ
1.1 Xác định mục tiêu gây quỹ (lượng tiền, nguồn lực)
Xác định mục tiêu gây quỹ giúp phòng CTXH có những chiến lược gây quỹ phù hợp, chọn lựa được hình thức hoặc quy mô gây quỹ phù hợp với mục tiêu. Ví dụ như trong quý 2 năm 2020, bệnh viện đặt mục tiêu gây quỹ với số tiền là một trăm triệu đồng dành cho những bệnh nhân nhi tại khoa cấp cứu.
Để giúp phòng CTXH có thể hoạch định được mục tiêu gây quỹ, nhân viên CTXH cần biết những điểm then chốt sau:
- Mục đích gây quỹ: Phòng CTXH thực hiện hoạt động/sự kiện gây quỹ này để làm gì?
- Đối tượng sẽ được hưởng lợi trực tiếp cho nguồn quỹ là ai? (người bệnh, người già neo đơn, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, người bệnh tại các khoa cấp cứu mất khả năng về nhận thức…). Xác định đúng đối tượng được xem như là đúng nhu cầu của đối tượng thụ hưởng đang có nhu cầu được giúp đỡ, điều này sẽ thuyết phục được nhà hảo tâm hoặc tăng mối quan tâm của họ đến nhu cầu của những cá nhân hoặc nhóm người cần được giúp đỡ.
- Hình thức gây quỹ: tùy bối cảnh của mỗi bệnh viện, chúng ta sẽ có những hình thức gây quỹ khác nhau. Ví dụ như chương trình văn nghệ, phối hợp với các doanh nghiệp tổ chức sự kiện gây quỹ…). Phòng CTXH chọn hình thức gây quỹ như thê nào thì sẽ có kế hoạch gây quỹ phù hợp với hình thức đó để đảm bảo đạt được mục tiêu gây quỹ.
- Hiệu quả của hoạt động gây quỹ: Từ khi xác định mục tiêu, chọn hình thức gây quỹ và lập kế hoạch và thực hiện gây quỹ. Nhân viên CTXH cần xem xét những tác động tích cực của hoạt động quỹ đến phòng CTXH.
1.2 Xây dựng kinh phí
Xây dựng kinh phí cho hoạt động gây quỹ là một bước vô cùng quan trọng. Vì thế, nhân viên CTXH cần biết cách dự trù các khoản chi phí cần thực hiện cho các hoạt động một cách hợp lý, tránh tình trạng phát sinh quá nhiều chi phí phát sinh.
Quan trọng nhất đó là xác định rõ mục tiêu gây quỹ, lập kế hoạch chi tiết và bảng ước tính các chi phí trong tiến trình quá trình gây quỹ bao gồm: chi phí nhân sự, các trang thiết bị cần sử dụng, các dịch vụ liên quan đến hậu cần, khách mời (nếu có)…
Một số lưu ý: trình bày các hạng mục chi phí càng chính xác càng tốt.
- Nên có tổng chi phí cần phải chi, ước tính được khoản sẽ nhận từ mạnh thường quân và nhà tài trợ (nên lấy con số tối thiểu) và khoản chi phí còn lại.
- Đảm bảo ngân sách tương ứng với các mục tiêu và hoạt động sau khi gây quỹ.
- Tuân thủ theo nguyên tắc các khoản chi của bệnh viện, cơ quan
1.3 Phân tích nguồn tài trợ hiện có và nguồn tiềm năng
Mỗi bệnh viện đều có những nguồn lực hiện có do các mạnh thường quân đang hỗ trợ hoặc có mối quan hệ lâu dài do sự tin tưởng vào bệnh viện, do tính nhân văn khơi gợi lòng thương với những người có hoàn cảnh khó khăn. Đối với nhóm này, nhân viên CTXH cần xây dựng mối quan tốt để tạo được nguồn quỹ ổn định của phòng và cam kết các thông tin, báo cáo, cập nhật số quỹ họ đã góp được sử dụng hiệu quả như thế nào để xây dựng niêm tin với họ.
Nguồn tài trợ tiềm năng: Được xem như là những mạnh thường quân mà phòng CTXH chưa từng biết đến, hoặc đã biết nhưng chưa tiếp cận, do phòng CTXH tự tìm được hoặc được sự giới thiệu từ những mạnh thường quân khác, những cá nhân, tổ chức thông qua sự quen biết. Việc cần có một kế hoạch cụ thể, lý do mời gọi họ tham gia hoạt động gây quỹ, sự cam kết sử dụng quỹ (tính minh bạch), quyền lợi của họ khi tham gia (nếu có) cũng là yếu tố cần cân nhắc. Để phân tích các nguồn thu tiềm năng, chúng ta cần phải:
- Lập danh sách những mạnh thường quân tiềm năng;
- Mối quan tâm của họ đến đối tượng nào? (Người bệnh HIV, bệnh nhân nhi nặng, người bệnh cao tuổi không ai chăm sóc, v.v…)
- Hình thức họ có thể đóng góp: hiện kim, hiện vật, nhân lực v.v…
- Trả lời câu hỏi: Điều gì thúc đẩy những mạnh thường quân tiềm năng này quan tâm và ủng hộ chúng ta? (xem xét cả yếu tố về quyền lợi của mạnh thường quân); Chúng ta có đủ điều kiện để tiếp cận những mạnh thường quân này không và bằng cách nào?
Những câu hỏi cần phải được trả lời khi quyết định mời họ (mạnh thường quân, nhà tài trợ) tham gia các hoạt động gây quỹ có thể:
- Các nhà tài trợ của bạn cần biết tại sao lý do thực hiện hoạt động gây quỹ của bạn có liên quan tới họ?
- Và tại sao họ lại nên quan tâm đến hoạt động này?
1.4 Phát triển thông điệp truyền thông cho vận động gây quỹ
Tiêu chuẩn của thông điệp
- Rõ ràng, chính xác;
- Cụ thể;
- Liên quan đến đối tượng;
- Phù hợp với quy tắc và giá trị xã hội;
- Định hướng hành động.
Ví dụ
Thông điệp thứ nhất: “Không sử dụng túi nilon là bảo vệ môi trường”.
Thông điệp thứ hai: “Vì sức khỏe và tương lai của trẻ em”.
Thông điệp thứ ba “Đồng hành cùng ước mơ của bé” (Các hoạt động dành cho trẻ em ung thư, HIV, trẻ khuyết tật v.v…)
Thông điệp gây quỹ nên xem xét các yếu tố:
- Thông điệp nào sẽ tạo cảm hứng cho nhà tài trợ, khiến họ đóng góp cho dự án?
- Tính nhạy cảm, tên gọi của đối tượng hưởng lợi từ nguồn quỹ
- Tất cả các thông điệp chứa thông tin cơ bản giống nhau. Tuy nhiên độ dài, điểm nhấn và nội dung sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà tài trợ là ai, mối quan tâm, sở thích của họ và cách họ muốn được liên lạc.
- Tác động mà nguồn quỹ tạo ra có thể được đo lường như thế nào?
1.5 Xây dựng kế hoạch gây quỹ chi tiết
Cơ sở xây dựng kế hoạch
- Mục đích – Mục tiêu chiến lược của hoạt động gây quỹ;
- Những số liệu, kinh nghiệm gây quỹ trước đó.
Mục tiêu gây quỹ (kết quả cần đạt được với từng đối tượng tài trợ, cụ thể về số lượng tiền và hiện vật cần huy động)
Mô tả hoạt động
- Phương pháp liên lạc với nhà tài trợ – hoạt động cụ thể;
- Người thực hiện – Người phối hợp (nếu cần);
- Thời gian;
- Địa điểm tiến hành;
- Nguồn lực: tài chính, phương tiện, công cụ (tài liệu thuyết trình, chứng từ, biên nhận…)
Một số công tác cần lưu ý
- Duy trì và giữ thông tin liên lạc với nhà tài trợ. Nếu được mỗi phòng CTXH có một danh bạ các mạnh thường quân để có thể dễ dàng liên lạc.
- Tỏ lòng biết ơn nhà tài trợ:
- Gửi thư, thiệp, e-mail cảm ơn;
- Cảm ơn trực tiếp, tặng giấy khen;
- Liệt kê tên nhà tài trợ trên báo cáo, trang web (Nếu được đồng ý)
- Công nhận trên các bản tin hay khi được phỏng vấn.
- Giúp nhà tài trợ luôn nắm bắt được thông tin về các hỗ trợ cho người bệnh: gửi bản tin cập nhật, báo cáo định kỳ, mời tham dự sự kiện…
Chìa khoá thành công
- Công tác chuẩn bị tốt;
- Tự tin;
- Thông tin cập nhật, đầy đủ, rõ ràng, hai chiều;
- Có kỹ năng giao tiếp tốt;
- Tạo dựng và duy trì mối quan hệ trong mạng lưới của các nhà tài trợ;
- Sáng tạo;
- Kiên trì;
- Dành đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị được chu đáo (không gấp gáp, vội vàng).
1.6 Tiến hành hoạt động gây quỹ
Trong quá trình thực hiện hoạt động việc ghi lại hình ảnh là một trong những yêu cầu khá quan trọng, nhằm có được “bằng chứng” thực hiện các hoạt động để có thể chia sẻ với mạnh thường quân sau khi kết thúc
Đồng thời lưu lại để phục vụ cho việc đánh giá sau khi thực hiện hoạt động.
1.7 Tổng kết – Đánh giá
Cám ơn nhà tài trợ
Trong thư cảm ơn nhấn mạnh lại tầm quan trọng của mạnh thường quân đối với thành công của hoạt động. Mong muốn họ sẽ đồng hành cùng với các hoạt động hỗ trợ người bệnh của phòng CTXH. Sẵn sàng đó nhận những góp ý, ý tưởng đóng góp cải thiện chất lượng các hoạt động hỗ trợ người bệnh được tốt nhất.
2. Những nguyên tắc của gây quỹ
- Minh bạch: cơ quan nhận tài trợ sẽ báo cáo rõ ràng về công việc của họ, cách quản lý tiền tài trợ và giải ngân, các chi phí một cách chính xác và đầy đủ;
- Chính trực: cơ quan nhận tài trợ sẽ luôn hành động một cách công khai và có trách nhiệm đối với lòng tin của nhà tài trợ và cộng đồng. Họ sẽ tiết lộ các mâu thuẫn lợi ích thực tế và tiềm tàng và tránh bất kỳ hành vi cá nhân hay hành vi nghề nghiệp sai trái;
- Trung thực: cơ quan nhận tài trợ sẽ luôn hành động một cách trung thực để đảm bảo niềm tin của cộng đồng được bảo vệ và các nhà tài trợ cũng như người thụ hưởng không hiểu sai;
- Tôn trọng: cơ quan nhận tài trợ sẽ luôn hành động với sự tôn trọng nghề nghiệp và tổ chức của họ cũng như tôn trọng nhà tài trợ và các đối tượng hưởng lợi;
- Đồng cảm: cơ quan nhận tài trợ luôn phấn đấu để đạt được mụa đích của chương trình/ dự án mà họ đang thực hiện; và khuyến khích sự chia sẻ, ủng hộ từ những người xung quanh. Họ sẽ coi trọng quyền riêng tư cá nhân, tự do lựa chọn và sự đa dạng trong tất cả các hình thức ủng hộ đó.
Xem thêm: Kỹ năng lắng nghe dành cho nhân viên công tác xã hội
Tài liệu tham khảo:
- Liên đoàn Chữ thập đỏ và Trăng lưỡi liềm đỏ quốc tế. (2017). Vận động nguồn lực. Tài liệu được tải từ website: http://www.rcrc-resilience-southeastasia.org/wp-content/uploads/2018/02/Van-dong-nguon-luc.pdf
- Đỗ Văn Bình. (2012). Xây dựng mạng lưới và vận động nguồn lực (Tài liệu tập huấn của dự án “Nâng cao năng lực cho Nhân viên xã hội cơ sở ở Tp. HCM). Nguồn tham khảo từ website: http://siteresources.worldbank.org/…/Resources/Resource_Mobilization_vie.doc
- William Landes Foster, Peter Kim, & Barbara Christiansen. (2009). Mười mô hình gây quỹ phi lợi nhuận, Stanford Social Innovation Review.
