IV. Tiến trình gây quỹ

4.1. xác định mục đích, mục tiêu của tổ chức/dự án.

Mục đích và mục tiêu là hai khái niệm dễ lẫn với nhau bởi đều chỉ những gì người ta mong muốn, nỗ lực để đạt được.

Phân biệt mục đích và mục tiêu như sau:

Mục đích Mục tiêu
Mục  đích là một kết quả cuối cùng được    mong đợi, là lý do tồn tại của một tiến    trình, một dự án hay một quá trình phát    triển của  tổ chức; Mục đích có thể xem là mục tiêu chung,    lâu dài,  mang tính  khái  quát Không đo lường được    kết    quả.           Mục tiêu là cái đích cụ thể mà tổ chức/bộ    phận/cá nhân nhắm vào và phấn  đấu đạt  được trong một khoảng  thời gian nhất định.    Mục tiêu thường ngắn hạn, rõ ràng, cụ  thể Đo lường được kết quả. Mục tiêu thường là những mốc cụ thể,    linh hoạt, phát triển từng bước hướng đến    mục đích lâu dài của tổ chức.                       

Những câu hỏi cần trả lời:   

  • Những nguồn lực nào là cần thiết để đạtđược những mục tiêu đã định?                       
  • Sẽ có những khoản chi cụ thể nào? Tổ chức sẽ sử dụng các khoản tài trợbằng hiện vật và dịch vụ như thế nào?                                                                     
  • Những yếu tố bên ngoài nào có thể ảnhhưởng đến chi phí của dự án? (lạm phát,thiên tai)

2. Xác định mục tiêu (lượng tiền, nguồn lực) gây quỹ

S Specific
Thật cụ thể
Kết quả cụ thể là gì?
M Measurable
Thước đo (đo được)
Kết quả được đo lường bằng cách nào?
A Achievable Thực hiện được Có thể đạt được hay không?
R Realistic
Thực tiễn
Có liên quan và thực tiễn cho tổ chức
không?
T Time-bound Thời gian Khi nào phải hoàn
thành?

LƯU Ý

Trình bày các hạng mục ngân sách càng chính xác càng tốt.       

  • Dự toán chi phí cần hợp  lý và chính xác.       
  • Đảm bảo ngân sách tương ứng với các mục tiêu và hoạt động sau khi gây quỹ  

3. Phân tích nguồn tài trợ từ trước đến giờ và tiềm năng

  • Cho mỗi nguồn thu hiện tại, nên xem xét:   
    • Bản liệt kê  nguồn thu  (từ cá nhân,  từ lãnh  đạo/nhân viên trong tổ chức,  trợ cấp    chính  phủ, tài trợ của các công ty.
    • Tổng  doanh thu từ nguồn này   
    • Số lượng các đóng góp từ  nguồn thu và kích cỡ trung bình của các đóng góp
  • Phân tích các nguồn thu hiện tại:  
    • Nguồn nào chiếm tỉ phần quan trọng nhất? Liệu nguồn này sẽ thu hẹp? Tăng  lên hay  giữ nguyên?   
    • Nguồn thu nào đáng tin cậy nhất? Vì sao?       
    • Nguồn thu nào ít tin cậy nhất? Vì sao?   
    • Nguồn thu nào có tiềm năng phát triển nhất?   
  • Phân tích các nguồn thu tiềm năng
    • Liệt kê các nguồn thu tiềm năng
    • Điều gì khiến khiến các nhà tài trợ tiềm năng này quan tâm và ủng hộ chúng ta?
    • Lượng tiền mà các nguồn thu này có thể đóng góp là bao nhiêu?
    • Chúng ta có đủ điều kiện để tiếp cận và sử dụng các nguồn này? (có thỏa mãn yêu cầu của nhà tài trợ?)
    • Rủi ro tài chính liên quan đến nguồn thu này là gì?
    • Có rủi ro về chính trị, đạo đức, danh tiếng và pháp luật nào với nguồn quỹ không?

4. Phát triển thông điệp truyền thông cho vận động gây quỹ

Tiêu chuẩn của thông điệp   

  • Rõ ràng, chính xác   
  • Cụ thể   
  • Liên quan đến đối tượng   
  • Phù hợp với quy tắc và giá trị xã hội   
  • Định hướng hành động   

Ví dụ

Thông điệp thứ nhất: “Không sử dụng túi nilon là bảo vệ môi trường”

Thông điệp thứ hai: “Không sử dụng túi nilon là bảo vệ bản thân bạn và gia đình bạn”.

Thông điệp gây quỹ nên:

– Thông điệp nào sẽ tạo cảm hứng cho nhà tài trợ, khiến họ đóng góp cho dự án?

– Tất cả các thông điệp chứa thông tin cơ bản giống nhau.Tuy nhiên độ dài, điểm nhấn và nội dung sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà tài trợ là ai, mối quan tâm, sở thích của họ và cách họ muốn được liên lạc

– Sứ mệnh của tổ chức/dự án của bạn là gì? –Bạn đang cố gắng giải quyếvấn đề gì và đã thực hiệnnhư thế nào?

– Tại sao những vấn đề mà bạn đang cố gắng giải quyết lại có vai trò quan trọng?

– Tác động mà dự án tạo ra có thể được đo lường như thế nào?

– Bạn muốn nhận được tài trợ vì mục đích gì? Bạn cần khoản tài trợ bao nhiêu?

– Người được gọi tên có thể giúp gì cho bạn?

5. Xây dựng kế hoạch gây quỹ chi tiết

Lập kế hoạch gây quỹ:

Cơ sở xây dựng kế hoạch

  • Mục đích – Mục tiêu chiến lược của hoạt động gây quỹ
  • Những số liệu, kinh nghiệm gây quỹ trước đó

Mục tiêu gây quỹ (kết quả cần đạt được với từng đối tượng tài trợ, cụ thể về số lượng tiền và hiện vật cần huy động)

Mô tả hoạt động

  • Phương pháp liên lạc với nhà tài trợ – hoạt động cụ thể
  • Người thực hiện – Người phối hợp (nếu cần)
  • Thời gian
  • Địa điểm tiến hành
  • Nguồn lực: tài chính, phương tiện, công cụ (tài liệu thuyết trình, chứng từ, biên nhận. . . )

Một số công tác cần lưu ý:

  • Phát triển và duy trì cơ sở dữ liệu gây quỹ: có thể là bảng Excel hoặc dùng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng để giúp quản lý thông tin & liên lạc với nhà tài trợ.
  • Tỏ lòng biết ơn nhà tài trợ:
    • Gửi thư, thiệp, e-mail cảm ơn
    • Cảm ơn trực tiếp, tặng giấy khen
    • Liệt kê tên nhà tài trợ trên báo cáo, trang web
    • Công nhận trên các bản tin hay khi được phỏng vấn
  • Giúp nhà tài trợ luôn nắm bắt được thông tin về tổ chức/ dự án: gửi bản tin cập nhật, báo cáo định kỳ, mời tham dự sự kiện
  • Xây dựng chính sách đãi ngộ nhà tài trợ:
    • Tìm hiểu xem các nhà tài trợ lớn muốn liên quan đến dự ánnhư thế nào và tôn trọng sở thích của họ
    • Cung cấp gói phúc lợi cho nhà tài trợ (bạch kim – vàng – bạc– đồng) dựa vào quy mô tài trợ

Điều chỉnh:

  • Thường xuyên giám sát khoản tài trợ nhận được so với ngân sách nguồn thu dự kiến cho dự án
  • Điểm lại quá trình gây quỹ và điều chỉnh kế hoạch gây quỹ, nếu cần
  • Nếu số tiền thu được từ nguồn thu không đạt mục tiêu, cố gắng xác định nguyên nhân, cân nhắc thay đổi phương pháp hay bù lại bằng tăng nguồn thu loại khác
  • Tìm hiểu sự hài lòng của nhà tài trợ giúp điều chỉnh phương pháp gây quỹ hiệu quả hơn
  • Nếu không thể xin thêm tài trợ, cân nhắc việc giảm chi phí nào để bù đắp sự thiếu hụt trong ngân sách

Chìa khoá thành công:

  • Chuẩn bị tốt
  • Tự tin
  • Thông tin
  • Quan hệ
  • Sáng tạo
  • Kiên trì
  • Kỹ năng giao tiếp
  • Đủ thời gian

6. Tiến hành gây quỹ

7. Tổng kết

Đánh giá

Cám ơn nhà tài trợ

V. Những nguyên tắc của gây quỹ

  • Minh bạch: Cơ quan nhận tài trợ sẽ báo cáo rõ ràng về công việc của họ, cách quản lý tiền tài trợ và giải ngân, các chi phí một cách chính xác và đầy đủ.
  • Chính trực: Cơ quan nhận tài trợ sẽ luôn hành động một cách công khai và có trách nhiệm đối với lòng tin của cộng đồng. Họ sẽ tiết lộ các mâu thuẫn lợi ích thực tế và tiềm tàng và tránh bất kỳ hành vi cá nhân hay hành vi nghề nghiệp sai trái.
  • Trung thực: Cơ quan nhận tài trợ sẽ luôn hành động một cách trung thực để đảm bảo niềm tin của cộng đồng được bảo vệ và các nhà tài trợ cũng như người thụ hưởng không hiểu sai
  • Tôn trọng: Cơ quan nhận tài trợ sẽ luôn hành động với sự tôn trọng nghề nghiệp và tổ chức của họ cũng như tôn trọng nhà tài trợ và các đối tượng hưởng lợi.
  • Đồng cảm: Cơ quan nhận tài trợ sẽ thúc đẩy mục đích của họ và khuyến khích những người khác sử dụng cùng một tiêu chuẩn nghề nghiệp. Họ sẽ coi trọng quyền riêng tư cá nhân, tự do lựa chọn, và sự đa dạng trong tất cả các hình thức. 

Tài liệu tham khảo:

  1. http://www.rcrc-resilience-southeastasia.org/wp-content/uploads/2018/02/Van-dong-nguon-luc.pdf
  2. William Landes Foster, Peter Kim, & Barbara Christiansen, 10 mô hình gây quỹ phi lợi nhuận.
  3. http://siteresources.worldbank.org/…/Resources/Resource_Mobilization_vie.doc
  4. Tuyên bố quốc tế về những nguyên tắc đạo đức trong gây quỹ từ Hiệp Hội Gây quỹ
http://www.afpnet.org/Ethics/IntlArticleDetail.cfm?ItemNumber=3681)
  • Trung tâm Phát Triển cộng đồng Thiện Chí, tập huấn huy động nguồn lực tổ chức sự kiện gây quỹ